استفاده از قالب بندی شرطی یا conditional formatting در اکسل – قسمت سوم

مایکروسافت اکسل یکی از پرکاربردترین نرم افزارهای کاربردی در تمام دوران است. صد میلیون نفر در سرتاسر جهان از Microsoft Excel استفاده می کنند. می توانید از اکسل و اکسس برای وارد کردن انواع داده ها و انجام محاسبات مالی، ریاضی یا آماری استفاده کنید.

در قسمت قبل عنوان شد که قالب بندی شرطی در عین ساده بودن یکی از ابزار قدرتمند اکسل است. این ابزار برای زمانی که بخواهید سلول هایی که دارای ویژگی ها یا شرایط خاصی هستند را مشخص کنید، کاربرد دارد. در این قسمت با ادامه آموزش قالب بندی شرطی به عنوان یکی از ابزارهای بسیار پرکاربرد در اکسل با ما همراه باشید.

مشخص کردن خانه های خالی یا دارای خطا

اگر در اکسل با داده های زیاد یا فرمول های محاسباتی فراوان کار کرده باشید می دانید که شناسایی و حذف خانه های خالی یا خانه هایی که دارای خطا هستند اهمیت بسیار بالایی دارند. اگر این خانه ها در محاسبات مورد استفاده قرار گیرند می تواند نتایج اشتباه یا خانه های دارای خطای بسیار زیادی را به پایگاه داده اکسل شما اضافه نمایند.

قالب بندی شرطی در اکسل این امکان را برای شما فراهم می آورد که خانه هایی مه خالی هستند یا دارای خطا می باشند را شناسایی و مشخص کنید.

مجموعه داده های زیر را در نظر بگیرید.

خانه های A4 و A7 و A11 خالی هستند و خانه های A5 و A6 دارای خطا هستند.

برای مشخص کردن این خانه ها مسیر زیر را طی کنید.

مجموعه داده مورد نظر را که می خواهید خانه های خالی یا دارای خطا را در آن پیدا کنید را انتخاب نمایید.

به آدرس زیر بروید

….Home>Style>conditional formatting>New Rule

سپس از کادر باز شده که در زیر مشاهده می کنید در قسمت Select a rule type گزینه Format only cells that contain را انتخاب کنید.

در قسمت پایین در باکس مربوط به Edit Rules Description: از منوی کشویی اول گزینه Blanks را برای خانه های خالی یا Errors را برای خانه های دارای خطا انتخاب کنید. ابتدا خانه های خالی را با قرمز مشخص می کنیم.

پس از قسمت Format رنگ قرمز را انتخاب می شود.

در نهایت روی Ok کلیک می کنیم.

نتیجه برای مشخص کردن خانه های خالی به صورت زیر خواهد بود.

همین گام ها را برای مشخص کردن خطا با رنگ آبی انجام می دهیم.

و در نتیجه نهایی خانه های خالی با رنگ قرمز و خانه های دارای خطا با رنگ آبی نشان داده خواهد شد.

ایجاد نقشه های حرارتی

قالب بندی شرطی در اکسل برای تولید چیزی شبیه به نقشه های حرارتی در اکسل به شما کمک می کند. نفشه حرارتی یک نمایش بصری از داده هاست که در آن رنگ هر خانه با مقدار آن خانه نسبت مشخصی دارد. مثلاً در مجموعه داده ها بالاترین مقدار را را سبز در نظر بگیرد و کمترین مقدار را قرمز در نظر بگیرد. به اعداد بین این دو مقدار بیشترین و کمترین رنگ هایی متناسب با این طبف رنگی اختصاص داده می شود.

برای این کار ابتدا محدوده مورد نظر را انتخاب کنید.

به مسیر زیر بروید:

Home> Conditional Formatting > Color Scales

اگر قالب مورد نظر در منوی کشویی نشان داده شده وجود داشت آن را انتخاب کنید در غیر این صورت با انتخاب More Rules… قالب مورد نظر خود را ایجاد کنید.

در اینجا کمترین مقدار قرمز و بیشترین مقدار سبز و رنگ زرد رنگ میانه انتخاب شده است.

می توانید به جای کمترین مقدار و بیشترین مقدار می توانید معیارهای دیگری مانند عددهای مشخص، درصد، فرمول و سایر مواردی که در منوی کشویی نشان داده شده در شکل زیر می بینید استفاده نمایید.

در نهایت با کلیک کردن روی Ok نقشه حرارتی ایجاد می شود که ان را در شکل زیر مشاهده می کنید.